Regeln legen fest, was mit neuen Mails und Faxen eines Postfachs automatisch passiert: verschieben, melden, weiterleiten, ins Einsatztagebuch übernehmen oder einen Einsatz vorschlagen. Sie gelten je Postfach und laufen von oben nach unten.
Die Liste finden Sie unter Organisation → Postfächer & Versand → Regeln & Parser oder auf der Seite eines Postfachs unter Regeln verwalten, das Recht dazu haben Inhaber und Admins.
Jede Regel zeigt, was sie prüft und tut, wie oft sie gegriffen hat und wann zuletzt. Mit ↑ und ↓ ändern Sie die Reihenfolge, mit Deaktivieren setzen Sie eine Regel aus, ohne sie zu löschen.
Regel anlegen
Am einfachsten aus einer passenden Mail: im Postfach die Mail öffnen und im Menü „…“ Regel aus dieser Mail wählen (in der Leitstelle öffnet sich dazu das Portal). Postfach, Name und Absender sind dann vorbelegt. Leer geht es über Neue Regel.
- Allgemein: Name, Postfach, Regel aktiv und Danach keine weiteren Regeln anwenden.
- Wenn: Eingang einer Mail oder eines Faxes im Postfach.
- Und: alle Bedingungen müssen zutreffen, „nicht“ kehrt eine um.
- Absender ist – Adressen, Domains oder Faxnummern, durch Komma getrennt
- Betreff bzw. Text – „enthält“ oder „passt zu Muster (regulärer Ausdruck)“
- Anhang – beliebig, PDF, Bild, Office-Dokument oder andere Datei
- Empfänger ist – z. B. eine Plus-Adresse
- Absender-Prüfung bestanden – SPF, DKIM oder DMARC bestanden
- Kanal – Mail, Fax
- Einsatz – ein Einsatz läuft, kein Einsatz läuft, Eintrag ist einem Einsatz zugeordnet
- Uhrzeit – von/bis und Wochentage
- Dann: die Aktionen laufen in der gewählten Reihenfolge; schlägt eine fehl, laufen die übrigen weiter.
Aktionen
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| In Ordner verschieben | Eingang, Archiv, Papierkorb oder Spam |
| Als gelesen markieren | – |
| Bearbeiter setzen | die Mail gilt als übernommen von der gewählten Person |
| Weiterleiten | an eine Adresse, wahlweise mit Anhängen |
| Automatisch antworten | z. B. Eingangsbestätigung; nie an automatische Mails, Verteiler oder Spam, je Absender höchstens einmal in 24 Stunden |
| Meldung in der Leitstelle | Stufe A – Alarm (laut), B – Handlung oder C – Info (still) |
| ETB-Eintrag | im Einsatztagebuch des zugeordneten bzw. einzigen laufenden Einsatzes |
| Nachrichtenentwurf | Vorschlag „Als Nachricht übernehmen?“ in der Leitstelle |
| Anhänge als Einsatzdokument | – |
Dazu kommen die auslösenden Aktionen Einsatz anlegen, Gruppenalarm auslösen, Webhook an Schnittstelle und Warnung anlegen. Sie sind mit „auslösend“ markiert und haben einen eigenen Schutz, siehe „Alarm-Mail-Parser“.
Probelauf
Probelauf starten prüft die Regel gegen die letzten 50 Einträge des Postfachs, ohne etwas zu ändern. Das Ergebnis lautet z. B. „Letzte 50 Einträge → wäre 3× ausgelöst“, darunter jeder Treffer mit ansehen und dem Ergebnis je Aktion (ausgeführt, übersprungen, Vorschlag, verweigert, Fehler).
Protokoll
Der Reiter Protokoll einer Regel (oder Protokoll in der Liste) zeigt jede Ausführung mit Zeit, Eintrag, Ergebnis (in Ordnung, teilweise, Fehler) und dem Ergebnis je Aktion. Das Protokoll wird 90 Tage aufbewahrt.