Faxe laufen in denselben Eingang wie Mails: Sie landen im Default-Postfach, haben ein Fax-Symbol in der Liste und lassen sich mit dem Chip Fax filtern. Übernehmen, Erledigt, Einsatz zuordnen und die übrigen Aktionen funktionieren wie bei einer Mail.
Faxnummer eintragen
Die Faxnummer gehört zum Default-Postfach. Sie tragen sie im Portal unter Organisation → Postfächer & Versand → Postfächer
beim Postfach im Eingang im Abschnitt Fax ein (Feld Faxnummer, z. B.
+49 2234 98765). Bleibt das Feld leer, empfängt das Postfach keine Faxe. Jede Nummer gehört genau einer
Organisation.
Ein Fax lesen
- Das Fax steht als PDF direkt im Lesebereich.
- Darunter steht der Erkannte Text (OCR). Er dient der Suche, den Regeln, dem Alarm-Mail-Parser und der Text-Erkennung (z. B. Adressen und Telefonnummern).
- Statt der Absenderprüfung steht Absender nicht prüfbar: Faxnummern lassen sich fälschen.
- Wie bei Mails wird das Dokument auf Viren geprüft. Bei einem Virenfund bleibt es gesperrt.
Antworten und weitergeben
- Per Fax antworten schickt Ihren Text als Fax (PDF) an die Absendernummer. Cc, Anhänge und Versandoptionen gibt es dabei nicht; Faxantworten zählen nicht zur Tagesgrenze für Mails. Der Knopf erscheint nur, wenn der Faxversand für Ihre Organisation eingerichtet ist und Sie aus dem Postfach senden dürfen.
- Mit Weiterleiten geben Sie ein Fax als Mail weiter.
Alarmfaxe
Regeln wirken auf Faxe, sobald der Text erkannt ist; mit der Bedingung Kanal beschränken Sie eine Regel auf Faxe. Ein Alarm-Mail-Parser mit der Quelle Texterkennung (Fax) oder automatisch liest auch Alarmfaxe. Auslösende Aktionen erzeugen bei Faxen immer nur einen Vorschlag, nie eine automatische Auslösung.